Subprocessors - botBrains Docs

botBrains engages the third-party subprocessors below to deliver the platform. We bind each subprocessor to data protection terms consistent with our Data Processing Agreement.

No third-country transfer takes place, neither from our systems nor from those of our subprocessors. The Data Privacy Framework column shows whether a US-based subprocessor is listed on the EU-US Data Privacy Framework; for EU-based entities it doesn’t apply (“entfällt”).

Kategorie	Unternehmen	Adresse	Art der Dienstleistung	Verarbeitungsstandort	Data Privacy Framework
Hosting	Amazon Web Services EMEA Sàrl	Avenue John F. Kennedy 38, 1855 Luxemburg, Luxemburg	Anwendungshosting, Datenbankhosting, KI-Modelle	EU (Frankfurt, Paris)	Ja
	Hetzner Online GmbH	Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland	Anwendungshosting	EU (Falkenstein, Nürnberg)	entfällt
	DigitalOcean LLC	101 Avenue of the Americas, 10th Floor, New York, NY 10013, USA	Anwendungshosting (Caching, asynchrone Auftragsplanung)	EU (Frankfurt)	Ja
	Vercel, Inc.	650 California St, San Francisco, CA 94108, USA	Anwendungshosting	EU, weltweit (CDN)¹	Ja
	Modal Labs, Inc.	584 Broadway, Floor 10/1001, New York, NY 10012, USA	Anwendungshosting (nur bei Nutzung der Unitools-Funktion)	EU	Nein
KI	Microsoft Deutschland GmbH	Walter-Gropius-Straße 5, 80807 München, Deutschland	Anwendungshosting, KI-Modelle	EU	entfällt
	OpenAI Ireland Ltd	70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland	KI-Modelle	EU	Nein, aber Zero-Data-Retention-Enterprise-Vereinbarung
Monitoring	Functional Software, Inc. (Sentry)	45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA	Anwendungsüberwachung	EU	Ja
	Better Stack, Inc.	651 N Broad Street, Suite 206, Middletown, DE 19709, USA	Anwendungsüberwachung	EU	Nein
	Langfuse GmbH	Gethsemanestr. 4, 10437 Berlin, Deutschland	KI-Überwachung	EU (Frankfurt)	entfällt
	PostHog, Inc.	2261 Market Street 4008, San Francisco, CA 94114, USA	Produktanalyse	EU (Frankfurt)	Ja

Der folgende Subunternehmer verarbeitet ausschließlich die Daten Ihrer Mitarbeiter (Beschäftigten) zur Plattform-Anmeldung, niemals Endnutzer-Chatdaten:

Unternehmen	Adresse	Art der Dienstleistung	Verarbeitungsstandort	Data Privacy Framework
Clerk, Inc.	660 King Street, Unit 345, San Francisco, CA 94107, USA	Authentifizierung und Nutzerverwaltung (Plattform-Anmeldung)	Weltweit²	Ja

[1] Vercel verarbeitet die Anfragen zur Ausspielung statischer Inhalte mittels des Content Distribution Networks (CDNs). CDNs sind zur Latenz-Optimierung global verteilt. Vercel verarbeitet für die Ausspielung ausschließlich die IP-Adresse des Nutzers; Kommunikationsinhalte gehören nicht zu statischen Inhalten. [2] Clerk speichert die Daten von Mitarbeitern des Auftraggebers für die Anmeldung in der Adminoberfläche und wird ausschließlich für die Plattform, nicht für die Verarbeitung von Chat-Daten, genutzt. Clerk unterliegt den Vorgaben des Data Privacy Frameworks.

Data flow of end-user data

Every subprocessor processes end-user data within the EU, with no third-country transfer. The table below describes the role each one plays in the flow of that data.

Subprocessor	Role in the data flow
Amazon Web Services	Provides managed database hosting and object storage in `eu-central-1` (Frankfurt), where all application data is stored long-term: website knowledge copies, employee-uploaded files, conversation and user data, and configuration. Also runs model inference through AWS Bedrock.
Hetzner	Hosts the servers in Nuremberg and Falkenstein that run the API and other botBrains-operated services.
DigitalOcean	Provides an in-memory database in Frankfurt for caching and scheduling asynchronous processing. Cached data may temporarily include customer data.
Vercel	Serves static HTML, JavaScript, CSS, and images for the chat widget (chat.botbrains.io) and the web app (platform.botbrains.io) over a global CDN, processing only the user’s IP address.
Modal	Provides the isolated execution environment (sandboxes), running in the EU region.
Microsoft Deutschland	Provides AI models. Inference runs in Sweden and France for capacity reasons; botBrains keeps the option to add further locations within the EU.
OpenAI Ireland	Provides AI models under an Enterprise Zero Data Retention agreement with EU data residency, so both storage (none, under ZDR) and inference stay within the EU. See ZDR and EU data residency.
Sentry	Captures application errors in the API and chat widget and alerts us to anomalies. EU region.
Better Stack	Collects logs and metrics for our applications and alerts us to anomalies. EU region, with headquarters in Poland.
Langfuse	Records AI model inputs and outputs, including the customer data in those conversations, for tracing and cost control.
PostHog	Tracks chat-user interaction after a conversation begins and platform-user (employee) interaction to monitor product issues and improve the interface.

​Data flow of end-user data

Data flow of end-user data